Kdy zjistíte, že projekt prodělává? Často až příliš pozdě

Ztrátový projekt málokdy vypadá ztrátově od začátku.

Na začátku vypadá dobře. Klient podepsal nabídku. Tým ví, co má dělat. Termín se zdá realistický. Rozpočet vypadá přiměřeně. Všichni mají pocit, že zakázka běží.

Jenže pak se začnou přidávat drobnosti.

Klient chce malou úpravu navíc. Tým stráví více času přípravou. Něco se musí předělat. Jeden úkol se protáhne. Další člověk se přidá „jen na chvíli“. Projektový manažer to drží v hlavě, protože zatím nejde o nic zásadního.

Až na konci se zjistí, že projekt, který měl vydělat, sotva pokryl náklady.

Nebo ještě hůř: prodělal.

Tento problém nemá většinou dramatický začátek. Vzniká postupně.

V malých odchylkách, které nikdo včas nevidí.

Závěrečná kalkulace už projekt nezachrání

Pokud firma sleduje ekonomiku zakázky až zpětně, nemá prostor zasáhnout.

Závěrečná kalkulace může ukázat pravdu, ale už nezmění výsledek.

V tu chvíli už je práce hotová, kapacity vyčerpané a peníze utracené.

Management pak vidí ztrátu až ve chvíli, kdy už ji může jen vysvětlovat.

Ne řídit!

V řadě firem se marže sleduje odděleně od samotné realizace. Obchodní nabídka vzniká v jednom systému, úkoly v druhém, čas lidí se eviduje někde bokem a náklady se řeší až ve fakturaci nebo účetnictví.

Takový model může nějakou dobu fungovat. Hlavně pokud je firma malá a lidé mají přehled osobně.

Jakmile ale přibude více projektů najednou, začne se ztrácet kontext.

Otázky, na které musí firma znát odpověď v průběhu projektu

Kolik času už jsme na zakázce strávili?

Kolik času jsme původně plánovali?

Které práce byly navíc?

Byly schválené?

Promítly se do ceny?

Kolik marže nám ještě zbývá?

Pokud na tyto otázky neumí systém odpovědět průběžně, odpovídají na ně lidé.

A lidé odpovídají podle paměti, pocitu nebo ručně poskládaných dat.

To je slabé místo.

Ne proto, že by lidé nechtěli pracovat přesně. Ale proto, že nemají aktuální data ve chvíli, kdy je potřebují.

Průběžná marže není účetní report

Průběžné řízení marže neznamená, že firma musí počítat každý pohyb člověka na minutu.

Znamená to, že má mít dostatečně včasný signál, že se zakázka začíná odchylovat od plánu.

Například:

Plánovaný čas se blíží k vyčerpání, ale projekt ještě není hotový.

Náklady rostou rychleji než fakturovatelná hodnota.

Některé práce se opakují.

K projektu se přidávají lidé bez úpravy rozpočtu.

Nebo se práce navíc udělá, ale nikdo ji neschválí a nepromítne do ceny.

To jsou signály, které má vedení vidět dřív než na konci měsíce.

Nástroj pomůže jen tehdy, když drží obchod i realizaci pohromadě

Jedním z nástrojů, který může pomoci propojit obchodní nabídku, projektovou práci, čas a reporting, je Bitrix24.

V dobře nastaveném prostředí lze zakázku sledovat od obchodní příležitosti přes úkoly až po realizaci. Pokud se k tomu doplní správné procesy a reporty, vedení vidí nejen stav projektu, ale i jeho ekonomiku.

Klíčové ale není samotné klikání v nástroji.

Klíčové je nastavit pravidla.

Co se musí vyplnit při předání zakázky?

Kdy se vytváří projekt?

Kde se sleduje čas?

Kdy se práce navíc musí schválit?

Kdo vidí varování, že se projekt dostává mimo plán?

Ve vJednom se při implementacích Bitrix24 podobné otázky řeší velmi často. Firmy většinou nepotřebují jen další projektový nástroj. Potřebují propojit obchodní slib, realizaci a ekonomiku zakázky do jednoho pohledu.

Marže se neřídí v účetnictví

Marže se neřídí v účetnictví.

Účetnictví ji ukáže.

Řídit se musí už v průběhu projektu.

Pokud firma zjistí ztrátu až po dokončení zakázky, má sice informaci, ale nemá možnost jednat.

Pokud ji vidí v průběhu, může upravit rozsah, eskalovat změnu, přenastavit kapacity nebo včas otevřít komunikaci s klientem.

Rozdíl není jen v reportu.

Rozdíl je v tom, jestli firma projekt řídí, nebo jen zpětně vyhodnocuje.

Poznámka autora: Ve vJednom se při implementacích Bitrix24 často zaměřujeme právě na propojení obchodu, realizace a průběžného reportingu. Samotný software ale nestačí. Rozhodující je, aby firma měla jasně nastavené procesy, odpovědnosti a pravidla pro práci navíc.